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Rechnungsmerkmale

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

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Auf den Rechnungen sind folgende Mindestangaben zu machen:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
  • Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder sonstigen Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (§ 3a Abs. 2 UStG) ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG).
  • Bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u. a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren).
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden)
  • Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
  • Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
  • Bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“
  • Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
  • Bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG).
  • Bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
  • Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten folgende Pflichtangaben (vgl. § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG):
    • „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“,
    • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
    • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag € 250,00 nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

  • Name und Anschrift der bzw. des liefernden oder leistenden Unternehmerin bzw. Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe: ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
  • Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung

Rechnung über Differenzbesteuerung

Bei Anwendung der Differenzbesteuerung darf der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Die Vorschriften über den gesonderten Umsatzsteuerausweis finden insoweit keine Anwendung (§ 14 a Abs. 6 Satz 2 UStG). – Auf der Rechnung sind in den Fällen der Differenzbesteuerung die Angaben „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ zwingend erforderlich (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).

Sonderregelungen für innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) muss der Unternehmer bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Umsatzausführung folgt, zwingend eine Rechnung ausstellen (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). In der Rechnung ist zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG.“

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):

  • Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer oder die Abnehmerin bzw. der Abnehmer befördert oder versendet den Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet.
  • Der Abnehmer ist
    • ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, oder
    • eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder
    • bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jede andere Erwerberin bzw. jeder andere Erwerber.
  •  Der Erwerb des Gegenstands der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung.

Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Der Nachweis kann u. a. erfolgen durch eine Gelangensbestätigung, einen handelsrechtlichen Frachtbrief oder eine Bescheinigung des Spediteurs, die bestimmte Angaben zu enthalten haben.

Darüber hinaus möglich: das sogenannte Tracking-and-Tracing-Protokoll bei Transport durch Kurierdienstleister oder Empfangsbescheinigungen eines Postdienstleisters bei Postsendungen.

Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung mit entsprechendem Ausweis von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ergibt sich bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Gestalt des unternehmensinternen Verbringens. Hier besteht keine Rechnungsstellungspflicht, da der Unternehmer hier nicht „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ leistet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Sonderregelung für Bauleistungen

Bei Bauleistungen kommt es unter bestimmten Voraussetzungen zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das heißt, nicht die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer, sondern die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger ist Schuldnerin bzw. Schuldner der Umsatzsteuer. Zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers kommt es bei von einem im Inland ansässigen Unternehmer im Inland erbrachten Bauleistung. Der Leistungsempfänger muss dabei selbst Unternehmer sein und selbst Bauleistungen nachhaltig erbringen oder erbracht haben. Für die Nachhaltigkeit geht die Finanzverwaltung von einer 10-%-Grenze aus. Das heißt, ein Unternehmer erbringt nachhaltig Bauleistungen dann, wenn er mindestens zehn Prozent seines Weltumsatzes (Summe seiner im Inland steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätze) als Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Satz 2, und 5 i. V. m. Abs. 2 Nr. 4 und 8 UStG sowie Abschn. 13b.3 USt-Anwendungserlass). Kommt es unter Anwendung obiger Kriterien zu einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, Beispiel: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen.“

Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Für Reparatur- und Wartungsarbeiten gibt es jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu € 500,00 gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hier nicht. Wird der Nettorechnungsbetrag überschritten, zählen Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden (R 13b.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass dieser die an ihn erbrachte Leistung seinerseits für eine Bauleistung verwendet. Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist gleichfalls anzunehmen, wenn der Leistungsempfänger von der zuständigen Finanzbehörde die auf 3 Jahre befristete Bescheinigung (USt 1 TG) vorlegt. Aus dieser Bescheinigung ergibt sich die nachhaltige Tätigkeit des Unternehmers. Besitzt der Unternehmer einen solchen Nachweis, muss die Rechnungsstellung auch dann entsprechend erfolgen, wenn er den Vordruck gegenüber dem leistenden Unternehmer nicht verwendet.

In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu er­fassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25).

Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft der Leistungsempfängerin bzw. des Leistungsempfängers wurde durch das Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 25. Juli 2014 [ BGBl 2014 I S. 1266]). hinsichtlich der Bauleistungen umfassend geändert. Die Steuerschuldnerschaft gilt, außer für Bauleistungen, auch für folgende Umsätze:

  • Lieferung von Wärme und Kälte über Wärme- und Kältenetze (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG)
  • Lieferung von Industrieschrott, Altmetallen, Abfallstoffen und den sonstigen in der Anlage 3 zum UStG genannten Gegenständen (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG)
  • Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG), darunter fallen Hausfassadenreinigungen sowie die Reinigung von Räumen und Inventar
  • Lieferungen von Gold ab einem bestimmten Feingehalt (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG)
  • Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern und Spielekonsolen sowie von integrierten Schaltkreisen vor Einbau in einen zur Lieferung auf der Einzelhandelsstufe geeigneten Gegenstand, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens € 5.000,00 beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG)
  • Lieferungen u. a. von Silber, Platin, Roheisen Kupfer usw.*, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens € 5.000,00 beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 11 UStG)

    *zu den Liefergegenständen im Einzelnen vgl. Anlage 4 zum UStG

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger Unternehmerin bzw. Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen abzuziehen. Wurden über diese Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, sind die auf die Anzahlungen entfallenden Steuerbeträge abzuziehen (Abs. 7 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

Elektronische Rechnungsstellung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz UStGs). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier oder „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträgerinnen und Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und – soweit erforderlich – hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

  • durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend)
  • als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download)
  • als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
  • durch Datenträgeraustausch
  • mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Unverändert gilt sowohl für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass:

  1. die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
  2. die Unversehrtheit ihres Inhalts und
  3. ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie Unternehmerinnen und Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Korrekturrechnungen

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass die Rechnungsempfängerin bzw. der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).

Archivierung elektronischer Rechnungen

Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand – vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Zustimmung des Empfängers

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.

Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Die Betriebsprüferin bzw. der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden – und zwar schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.

Zusammenfassende Meldungen (ZM)

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmerinnen und Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als € 50.000,00 im Quartal können die zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.-Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.

Stand: 1. Januar 2024

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